WIE KÖNNEN HYBRIDE MODELLE ÜBERLEBEN?

INTERVIEW-PARTNER

TRANSKRIPT   Hier folgt die deutsche Übersetzung der englischen Aufzeichnung des Podcasts.

MODERATOR: Susanne, wie wirken sich unterschiedliche Vor-Ort- und Hybridmodelle auf die Produktivität und die Unternehmensleistung aus?

SUSANNE: Nun, eine aktuelle Stanford-Studie hat ergeben, dass hybrides Arbeiten die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert und die Fluktuation um 35 % reduziert, was sich positiv auf die Gesamtleistung des Unternehmens auswirkt. Zufriedene Mitarbeiter sind tendenziell produktiver und bleiben länger in ihrem Job. Die Wahl zwischen einem Vor-Ort-Modell und einem Hybridarbeitsplatz hat erhebliche Auswirkungen sowohl auf die Produktivität als auch auf die Gesamtleistung des Unternehmens. In einem traditionellen Modell wird die Produktivität oft anhand der im Büro verbrachten Stunden gemessen, aber das ist nicht unbedingt gleichbedeutend mit Ergebnissen. Hybridmodelle hingegen konzentrieren sich eher auf Ergebnisse und geben den Mitarbeitern mehr Autonomie darüber, wie und wo sie ihre Aufgaben erledigen. Dies kann zu einer höheren Produktivität führen, da Mitarbeiter oft engagierter sind, wenn sie die Flexibilität haben, auf eine Weise zu arbeiten, die ihren persönlichen Bedürfnissen und Arbeitsstilen entspricht. Hybridmodelle erfordern jedoch auch ein sorgfältiges Management. Ohne geeignete Kommunikationskanäle und Verantwortlichkeitssysteme fällt es einigen Mitarbeitern möglicherweise schwer, konzentriert zu bleiben, was zu potenziellen Produktivitätseinbußen führen kann. Dennoch stellen Unternehmen, die in die richtige Technologie und Managementschulung investieren, oft fest, dass hybride Arbeit die Gesamtleistung steigert.

MODERATOR: Okay, großartig. Wie wirkt sich dies auf die Bindung und Rekrutierung aus?

SUSANNE: Sehr gute Frage. Bedenken wir zunächst, dass nicht alle Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten können. Fernarbeit ist nur für Jobs möglich, bei denen sie ohne Leistungseinbußen durchgeführt werden kann. Für diejenigen, die dazu in der Lage sind, werden hybride Modelle zunehmend zu einem Wettbewerbsvorteil bei der Gewinnung und Bindung von Top-Talenten. In einer Welt nach der Pandemie schätzen viele Mitarbeiter die Flexibilität der Heimarbeit, was ihre Einstellungsentscheidungen erheblich beeinflusst. Tatsächlich ergab eine 22-jährige Studie von McKinsey, dass 70 % der Mitarbeiter flexible Arbeitsoptionen bei der Bewertung von Stellenangeboten als oberste Priorität betrachten. Daher werden Unternehmen, die hybride Modelle anbieten, wahrscheinlich höhere Bindungsraten verzeichnen. Aus Sicht der Rekrutierung ermöglichen hybride Modelle Unternehmen, auf einen breiteren Talentpool zuzugreifen. Sie sind nicht mehr auf Kandidaten beschränkt, die in Pendlerdistanz zum Büro wohnen, was die Tür öffnet, um die besten Talente weltweit ohne geografische Einschränkungen einzustellen.

MODERATOR: Danke, Susanne. Nicole, wie können Unternehmen aufgrund Ihrer Erfahrungen bei SPS Technologie nutzen, um ein Gefühl der Präsenz und Verbundenheit unter den Remote-Teammitgliedern zu schaffen und den Vertrauensaufbau zwischen Remote-Mitarbeitern und Mitarbeitern im Büro zu erleichtern?

Es gibt die Technologie, die Sie verwenden, und dann ist da noch die kulturelle Übereinstimmung innerhalb der Organisation ... Sie müssen regelmäßig Kontaktpunkte oder Kaffeegespräche einplanen, um einige dieser spontanen Interaktionen, die normalerweise in einem Büro stattfinden würden, in einer virtuellen Umgebung nachzubilden. – Nicole Mangarella

NICOLE: Ja, das ist eine wichtige Frage. Ich denke, es gibt zwei Aspekte, die man berücksichtigen muss: die verwendete Technologie und die kulturelle Übereinstimmung innerhalb der Organisation und der Teams sowie die Art und Weise, wie diese Technologie genutzt wird. Beispielsweise sind digitale Tools für die Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung, aber sie müssen mehr sein als nur Kommunikationsplattformen. Es ist wichtig, regelmäßig geplante Kontaktpunkte wie Kaffeegespräche zu haben, um einige der nützlichen Interaktionen im Büro in einer virtuellen Umgebung nachzubilden. Als ich zum ersten Mal einem globalen Team beitrat, in dem niemand sonst vor Ort mit mir arbeitete, planten wir wöchentliche Kaffeegespräche mit verschiedenen Teammitgliedern, nur um uns auszutauschen, Hallo zu sagen und zu hören, an welchen Arten von Projekten sie arbeiteten. Auf diese Weise konnten wir einige dieser spontanen Interaktionen nachbilden, die normalerweise in einem Büro stattfinden.

Eine weitere wichtige Technologie, die dabei hilft, Remote-Mitarbeiter mit Teams vor Ort oder an anderen externen Standorten zu verbinden, sind Ticketsysteme. Diese Systeme sind unkompliziert und gibt es schon seit Jahren, aber sie machen die Arbeit sichtbarer, unabhängig davon, wo sie erledigt wird. Diese Transparenz kann das Vertrauen erheblich stärken, insbesondere bei Managern, da jeder – ob an einem entfernten Standort oder im Büro – die Fortschritte und Beiträge seiner Teammitglieder sehen kann. Dieser Ansatz sorgt auch für mehr Diversität in den Arbeitsumgebungen. Traditionell wurden die meisten Arbeiten, wie Druckproduktion, Datensatzverwaltung und sogar Versand und Prototypendesign, im Büro erledigt. Mit einem Ticketsystem, mit dem der gesamte Prozess von Anfang bis Ende verfolgt werden kann, können einige dieser Arbeiten nun jedoch in kostengünstigeren Bereichen erledigt werden, in denen Talente leichter verfügbar sind. Dies senkt die Kosten für das Unternehmen und bietet den Mitarbeitern dennoch ein hohes Maß an Service und Durchlaufzeit.

Schließlich umfasst die Einbindung der Mitarbeiter aus technologischer Sicht auch einige der persönlichen Technologien, die Unternehmen begonnen haben, in ihre Büros für Team-Offsites oder Brainstorming-Veranstaltungen im Büro zu integrieren. Es ist wichtig, Tools für eine einfache Zusammenarbeit zu haben, wenn Sie ins Büro kommen, und diese Informationen digital zu teilen, damit diese Ideen nach der Sitzung vor Ort umgesetzt werden können.

Beispielsweise haben wir früher unsere Lösungsteams, die über das ganze Land und die ganze Welt verstreut sind, zu regelmäßigen Workshops zusammengeführt. Tools wie Smartboards und digitale Kollaborationsplattformen helfen dabei, die in diesen Vor-Ort-Workshops generierten Informationen in umsetzbare Elemente für die Implementierung außerhalb des Standorts umzusetzen.

Strategische Räume: Optimierung der Einrichtungen für die Zukunft der Arbeit

MODERATOR: Die Pandemie zwang Unternehmen dazu, ihre Abläufe über Nacht zu überdenken, insbesondere im Hinblick auf die Anpassung hybrider Arbeitsplatzmodelle. Seitdem haben wir in verschiedenen Branchen viele erfolgreiche Transformationen erlebt. Ein großartiges Beispiel ist das globale Versicherungsunternehmen Zürich. In seiner britischen Niederlassung half SPS dabei, Millionen von Dokumenten in nur zwei Wochen zu digitalisieren, sodass 4.500 Mitarbeiter sicher von zu Hause aus auf ihre Arbeit zugreifen konnten.

Diese schnelle Umstellung stellte nicht nur die Geschäftskontinuität sicher, sondern schuf auch die Voraussetzungen für langfristige Effizienz im Hybridmodell. Nicole, wie können Unternehmen ihre Einrichtungen strategisch für hybrides Arbeiten optimieren? Welche Technologien können sie verwenden, um die Auslastung effektiv zu verfolgen?

NICOLE: Das ist eine wirklich gute Frage. Viele Unternehmen beginnen, Flexibilität in ihren Räumen zu priorisieren, sei es an neuen Standorten, die sie gerade angemietet haben, oder an bestehenden Räumen, die sie umfunktionieren. Es ist entscheidend, dass diese Räume unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden und sich an sie anpassen. Manchmal benötigen Sie kollaborativere Umgebungen, in denen sich größere Gruppen versammeln, ein Whiteboard teilen oder ein digitales Smartboard verwenden können. Zu anderen Zeiten sind private Bereiche für konzentriertes Arbeiten oder hybride Teambesprechungen erforderlich, insbesondere wenn virtuelle Anrufe Privatsphäre und Ruhe erfordern.

Eine Strategie, die viele Unternehmen unserer Erfahrung nach umsetzen, ist die Schaffung von Collaboration Hubs. Diese Bereiche sind speziell für teambasiertes Arbeiten konzipiert, wo Mitarbeiter, die ins Büro kommen, in einer lebhaften Umgebung mit anderen in Kontakt treten können. Im Gegensatz dazu sollte es im Büro auch ruhigere Zonen für diejenigen geben, die sich konzentrieren müssen. Diese Zonierung ermöglicht es Unternehmen, Teile ihrer Stockwerke entsprechend der Art der ausgeführten Arbeit zu bestimmen und die Technologie in diesen Bereichen anzupassen, um die Effektivität zu steigern und den Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Umgebung zu geben.

In Bezug auf die Nachverfolgung der Nutzung gibt es eine zunehmende Anzahl von Raumbuchungsplattformen, mit denen Mitarbeiter Schreibtische und Besprechungsräume im Voraus reservieren können. Dies liefert Managern wertvolle Daten darüber, wie Räume genutzt werden und wer was reserviert. Diese Systeme sind oft in IoT-Technologie integriert und ermöglichen Erkenntnisse darüber, ob in einem für 10 Personen reservierten Raum tatsächlich diese Anzahl anwesend war – waren es acht oder zwölf? Diese Daten helfen den Facility-Teams, Layouts anzupassen und verschiedene Arten von Räumen effektiver zu planen.

MODERATOR: Okay. Und Susanne, was sind die häufigsten Hindernisse, mit denen Unternehmen bei der Personalführung und -schulung konfrontiert werden?

Unternehmen müssen in Schulungsprogramme investieren, die unseren Managern beibringen, wie sie unabhängig vom Standort Beziehungen und Vertrauen zu ihren Teams aufbauen können.  – Susanne Beer

SUSANNE: Wir haben gelernt, dass die Führung hybrider Teams eine grundlegende Änderung der Führungs- und Schulungsstrategien erfordert. Eine Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass alle Manager sowohl Remote- als auch Büromitarbeiter effektiv unterstützen können, ohne dass unbewusste Vorurteile das Management beeinflussen. Oft schenken Manager den Büromitarbeitern unbeabsichtigt mehr Aufmerksamkeit, einfach weil sie sie häufiger sehen.

Um dies zu überwinden, müssen Unternehmen in Schulungsprogramme investieren, die Managern beibringen, wie sie unabhängig vom Standort Beziehungen und Vertrauen zu ihren Teams aufbauen können. Bei SPS haben wir gesehen, wie Organisationen erfolgreich hybride Arbeitsmodelle eingeführt haben, indem sie eine integrative Führung betonten und dafür sorgten, dass sich Remote-Mitarbeiter genauso engagiert und unterstützt fühlten wie die im Büro. Es geht darum, eine Kultur der Fairness und Transparenz zu schaffen, in der jeder Mitarbeiter den gleichen Zugang zu Möglichkeiten und Ressourcen hat.

MODERATOR: Was denken Sie über Schulungen? Wie werden Schulungen an hybride Arbeitsplätze angepasst?

SUSANNE: Das ist eine sehr gute Frage. An hybriden Arbeitsplätzen müssen Schulungen weiterentwickelt werden, um sicherzustellen, dass sie unabhängig vom Standort der Mitarbeiter wirksam bleiben. Eine wichtige Anpassung ist der Übergang zum Blended Learning, bei dem Kurse im eigenen Tempo mit virtuellen Live-Sitzungen kombiniert werden. Dieser Ansatz ermöglicht es den Mitarbeitern, sich in ihrer eigenen Zeit mit Schulungsmaterialien zu beschäftigen und gleichzeitig an interaktiven Sitzungen teilzunehmen, die Feedback und Unterstützung in Echtzeit bieten.

Die Schulungen werden an hybride Arbeitsplätze angepasst, indem mehr virtuelle Formate integriert werden, die sich an die Zeitpläne der Mitarbeiter anpassen. Darüber hinaus legen Unternehmen größeren Wert darauf, Manager für die Leitung hybrider Teams zu schulen. Dazu gehört das Coaching, wie man den Zusammenhalt des Teams aufrechterhält, die Leistung aus der Ferne verfolgt und unbewusste Vorurteile zwischen Remote- und Präsenzarbeit bewältigt.

MODERATOR: Danke, Susanne. Nicole, wie sollten Führungskräfte Kollaborationstools bewerten und auswählen, die mit der Hybrid-Arbeitsstrategie ihres Unternehmens übereinstimmen?

NICOLE: Wir führen bei SPS ständig Bewertungen verschiedener Technologien durch, und ich schätze Susannes Hinweis sehr, dass die unbewussten Vorurteile, die Manager in Bezug auf persönliche Arbeit gegenüber Remote-Arbeit haben könnten, überwunden werden müssen. Ich denke, das ist der Schlüssel für jede Technologieentscheidung. Sie müssen zunächst verstehen, warum Sie nach einem bestimmten Tool suchen – nicht nur, weil es beliebt oder weit verbreitet ist. Organisationen sollten sich hinsetzen und beurteilen, warum sie das Tool benötigen und welchem Zweck es dient. Dann kommunizieren Sie diese Gründe den Mitarbeitern und den Gruppen, die die neue Technologie nutzen werden. Es ist entscheidend, dass sie den Zweck des Tools verstehen, damit sie es als etwas annehmen können, das die Produktivität, Transparenz und Effektivität steigert.

Während der Pandemie erwogen beispielsweise viele Unternehmen die Implementierung einer digitalen Mail-Plattform, weil Post in die Büros kam und die Mitarbeiter nicht sicher darauf zugreifen konnten. Wir stellten jedoch fest, dass sie mehr Wert finden mussten, als nur auf Informationen in einem digitalen Format zuzugreifen, um die Akzeptanz zu fördern und den Mitarbeitern die Vorteile aufzuzeigen. Sie mussten die digitale Mail-Plattform mit Tools zur Workflow-Automatisierung koppeln, die entweder bereits vorhanden waren oder in diese Plattformen integriert werden konnten.

Als Teil dieses Bewertungsprozesses ist es, nachdem Sie das „Warum“ identifiziert haben, wichtig, die Umgebung zu bestimmen, in der das Tool eingesetzt wird, und welche Maßnahmen erforderlich sind, um die Sicherheit in einer hybriden Arbeitsumgebung zu gewährleisten. Viele Tools, die früher nur in sicheren Büroumgebungen verwendet wurden, werden jetzt in Cafés oder in privaten WLAN-Netzwerken eingesetzt. Daher ist der Sicherheitsaspekt sehr wichtig und es ist entscheidend, Ihre Sicherheits- und InfoSec-Teams in den Evaluierungsprozess einzubeziehen, um zu vermeiden, dass Sie ein Tool auswählen, das Ihr Geschäft gefährden könnte.
 

Verbesserung der Erfahrung: Die Rolle der Technologie bei der Mitarbeiterzufriedenheit

MODERATOR: Ich denke, die Mitarbeitererfahrung ist hier sehr wichtig und relevant. Auf welche Weise kann Technologie die Mitarbeitererfahrung an hybriden Arbeitsplätzen verbessern? Wie wirkt sich dies auf die Geschäftseffizienz aus?

NICOLE: Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Technologie die Mitarbeitererfahrung verbessern kann, sowohl bei der Arbeit von zu Hause als auch beim Kommen ins Büro. Für diejenigen, die aus der Ferne arbeiten, hat sich der Zugriff auf Informationen, Dienste oder Ressourcen, die sich möglicherweise im physischen Büro befinden, erheblich verändert. Unser Fokus liegt darauf, was Mitarbeitern hilft, auf die Dienste zuzugreifen, die sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen, unabhängig davon, ob sie aus der Ferne arbeiten, auf Reisen, bei einem Kunden vor Ort oder physisch im Büro sind. Technologietools wie Webportale, mobile Apps und Kommunikationsplattformen können diese Dienste leichter auffindbar und sichtbarer machen, sodass Mitarbeiter täglich mehr erreichen können.

Kommunikationstools spielen ebenfalls eine entscheidende Rolle. Die Möglichkeit, den Status von Anfragen zu sehen, wie z. B. die Buchung eines Konferenzraums, die Notwendigkeit von AV-Support oder die Fertigstellung eines Druckauftrags, schafft Vertrauen bei Mitarbeitern, die möglicherweise remote arbeiten und nicht einfach ins Druckzentrum gehen können, um den Fortschritt zu überprüfen. Diese Technologie hilft Mitarbeitern, sich bei der Nutzung dieser Dienste wohler zu fühlen und sorgt dafür, dass sie sich unterstützt fühlen. Die Auswirkungen auf die Geschäftseffizienz sind erheblich, da Manager sehen können, was erledigt wird, ohne die Mitarbeiter ständig im Auge behalten oder sich auf Stundenzettel verlassen zu müssen. Die Kultur braucht jedoch Zeit, um sich an diese neuen Managementansätze anzupassen. Wie Susanne betonte, haben sich viele Schulungen und neue Arbeitsweisen entwickelt.

Ich denke, es geht darum, den Mitarbeitern die Tools zur Verfügung zu stellen, die ihre Erfahrung und Effektivität verbessern, und dies gleichzeitig mit Schulungen darüber zu verbinden, warum sie diese Tools verwenden sollten und wie sie sie in ihre tägliche Arbeit integrieren können.

MODERATOR: Danke, Nicole. Diese letzte Frage ist an Sie beide gerichtet. Angesichts all dieser Überlegungen kehren wir zu unserer ursprünglichen Frage zurück: Wie können Hybridmodelle Bestand haben und was sind die Zukunftsprognosen für sie? Wie sehen Sie die Entwicklung hybrider Modelle in den nächsten fünf bis zehn Jahren?

NICOLE: Das ist sicher eine interessante Frage. Mein erster Job war eigentlich eine komplett Remote-Stelle, daher gab es meiner Meinung nach schon immer hybrides Arbeiten. Es ist jetzt nur für einen größeren Teil der Belegschaft sichtbarer und zugänglicher geworden. Es gibt keine allgemeingültige Antwort; es ist für jedes Unternehmen, jedes Team und jede Kultur unterschiedlich.

Ich denke, wir werden im kommenden Jahrzehnt wahrscheinlich mehr Variationen des Themas „Arbeiten von überall“ sehen, insbesondere da die Menschen jetzt international arbeiten und aufgrund des Aufkommens hybrider Arbeit auf Möglichkeiten zugreifen können, die in der Vergangenheit nicht verfügbar waren. Aus Unternehmenssicht werden Organisationen ihre Strategien weiter verfeinern, um erfolgsfördernde Umgebungen zu schaffen, sei es durch die Bereitstellung weiterer Tools für die Remote-Arbeit oder die Neugestaltung und Neubewertung physischer Räume.

Wir werden viel mehr Technologie sehen, die diese Entscheidungen beeinflusst. Es gab erhebliche Diskussionen über prädiktive Analysen, Raumnutzung und Prognosen, um Investitionen in Kollaborationstools und physische Räume zu steuern.

Längerfristig, also in den nächsten fünf bis zehn Jahren, ist es schwierig, das mit Sicherheit vorherzusagen. Ich glaube nicht, dass vor fünf Jahren irgendjemand eine globale Pandemie hätte vorhersehen können. Ich glaube jedoch, dass hybride Arbeit in Bezug auf Optionen und die Möglichkeit, ökologische und soziale Auswirkungen zu verfolgen, weiter zunehmen wird. Wir werden möglicherweise bessere Methoden entwickeln, um diese Auswirkungen zu quantifizieren, insbesondere im Hinblick auf den ökologischen Fußabdruck der Fernarbeit und ihre sozialen Vorteile, wie z. B. die Schaffung von Chancen für Personen, die zuvor Barrieren beim Eintritt ins Berufsleben hatten.

MODERATOR: Das ist eine großartige Prognose! Was denken Sie darüber, Susanne

Die Nachhaltigkeit hybrider Modelle hängt von Flexibilität, Mitarbeiterengagement und kontinuierlicher Anpassung ab. – Susanne Beer

SUSANNE: Ja, letztendlich hängt es von der Unternehmenskultur und den eingesetzten Tools ab, was für ein Unternehmen am besten funktioniert. Ich schätze es, wie Nicole betont hat, wie wichtig es ist, das „Warum“ zu verstehen und zu befolgen. Erfolgreiche Unternehmen werden diejenigen sein, die ihren Mitarbeitern zuhören, in die richtigen Technologien investieren und sich natürlich darauf konzentrieren, außergewöhnliche Mitarbeitererlebnisse zu schaffen. Die Nachhaltigkeit von Hybridmodellen hängt von Flexibilität, Mitarbeiterengagement und kontinuierlicher Anpassung ab. Ich glaube, dass wir in den nächsten fünf bis zehn Jahren mehr Unternehmen sehen werden, die ihre Hybridmodelle verfeinern, um sie besser an ihre Belegschaft anzupassen. Dabei wird die Technologie weiterhin eine entscheidende Rolle spielen, da Fortschritte in den Bereichen KI und maschinelles Lernen Unternehmen dabei helfen, die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter effektiver zu verfolgen. Diese Technologien können auch Einblicke in die Raumnutzung liefern und so sicherstellen, dass Büroumgebungen optimal genutzt werden. Mit Blick auf die Zukunft werden Unternehmen, die sowohl in Technologie als auch in Mitarbeitererlebnisse investieren, besser aufgestellt sein, um erfolgreiche Hybridmodelle aufrechtzuerhalten. Davon bin ich überzeugt. Wir könnten auch eine Zunahme von Coworking-Spaces, Technologien für virtuelle Präsenz und Tools erleben, die eine stärkere Zusammenarbeit zwischen verteilten Teams fördern.